Organiser un séminaire est toujours une belle opportunité pour renforcer la cohésion d’une équipe  et pour valoriser l’image d’une entreprise. Mais sa réalisation demande aussi du temps et de l’énergie. Pour avoir un bon résultat, il faut faire attention à certains paramètres et aspects très importants qui ne doivent pas être sous-estimés. Surtout si on souhaite organiser l’événement de la meilleure façon possible.

 

Choisir le lieu idéal pour l’évènement

 

Après avoir choisi le thème du séminaire et la période durant laquelle l’évènement se déroulera, la première chose à faire est de trouver un lieu adapté à tous les besoins. Avant de prospecter la région et trouver les emplacements possibles, il faut être très clair sur l’ampleur que peut avoir l’événement afin de définir la taille de l’emplacement idéal où organiser un séminaire. Si aucune nuitée n’est prévue pour un évènement rassemblant jusqu’à 100 personnes, on ne devrait pas avoir de problèmes majeurs pour trouver un lieu approprié. Le choix peut aller des châteaux aux demeures historiques. Si l’évènement prévoit 100 à 300 personnes, les possibilités se rétrécissent. Ainsi, on devra se tourner vers de grands hôtels ou des lieux particuliers issus d’anciennes industries et musées. Pour plus de 300 personnes, il préférable de miser sur les grands complexes évènementiels.

 

Définir les différents équipements et supports techniques nécessaires

 

Dans l’organisation d’un séminaire, les différents aspects techniques à maîtriser doivent être définis. Au-delà des matériels techniques nécessaires à la réussite de l’événement comme le fonctionnement des micros, la climatisation ou le chauffage dans la salle, il est également important de définir les aspects logistiques concernant les temps de pauses, y compris le déjeuner et donc le service de restauration et les services de transport. Si, pour une raison ou pour une autre, vous choisissez un lieu excentré, vous devrez prévoir une navette au service des participants pour les déplacements. Dans le cas d’une conférence internationale, il sera également nécessaire de disposer d’interprètes.

 

Prévoir des services d’accompagnement pour les participants

 

Les services d’assistance générale et d’orientation des participants au séminaire sont aussi très importants. Une équipe dédiée à cette mission doit être constamment présente pour apporter des éclaircissements et des informations aux éventuels participants, gérer les e-mails et les différentes inscriptions pour ensuite définir la quantité de matériel à préparer pour l’événement (dossiers avec des feuilles, des stylos, etc.) et la préparation de badges et laissez-passer avec les noms de chaque membre.

 

Dresser un plan de communication pour diffuser l’évènement

 

Un plan de communication est essentiel dans toute entreprise. Vous devrez réfléchir au nombre d’affiches, de dépliants, de brochures à imprimer. Les communiqués de presse doivent parvenir aux différents médias. Vous devrez également préparer des invitations ciblées pour vos contacts à qui vous devrez envoyer tout le matériel d’information pour la participation. Et bien sûr, la publicité sur les réseaux sociaux ne doit pas manquer.

 

Collaborer avec un professionnel de l’évènementiel

 

Miser sur une formule tout-en-un est aussi une option pratique pour faciliter l’organisation d’un séminaire. Lille Grand Palais par exemple met à disposition une équipe de professionnels de l’évènementiel qui propose un accompagnement dédié de A à Z pour tout type d’évènement. Situé en plein cœur de Lille, cet endroit propose un vaste choix de salles, de locaux modulables et de services pouvant s’adapter à tous les besoins.

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