La dématérialisation de documents consiste en leur production ou leur transformation en version lisible sur les appareils numériques. Ce processus sans papier est une solution courante, mis en œuvre de façon partielle ou intégrale chez les entreprises. Il consiste en quelques phases clés.
Dématérialisation des documents : numérisation ou digitalisation ?
La dématérialisation peut toucher les documents physiques d’une part, et le processus de création et d’utilisation de ces documents d’autre part. Les méthodes de production sont différentes et font appel à des moyens variés. On parle notamment de « numérisation » quand on scanne un document (un formulaire, une photo…) et qu’on transfère l’image obtenue dans un support de lecture (ordinateur, portable…). Généralement, ce genre de données ne peut plus être modifié, contrairement à ce qui se passe en matière de « digitalisation ».
La digitalisation consiste tout simplement en la production de documents numériques ou d’un process documentaire (édition de contrat ou de facture, production de livres numériques, etc). Les deux termes numérisation et digitalisation ont longtemps prêté à confusion chez les technologues mêmes. Mais au fur et à mesure, ils ont acquis une acception différente, notamment pour définir ces deux process de dématérialisation des documents.
Dématérialisation des documents : utilisation et stockage
La dématérialisation des documents vise différents objectifs et priorités, mais aura toujours comme finalité de faciliter les échanges d’informations et de données. En particulier, la transformation digitale des processus documentaires est utilisée pour remplacer la production de documents en papier : les fichiers ou photos numériques ainsi produits emportent la même valeur juridique et légale. La numérisation des versions papiers ou des photos permet leur transfert via les outils de messagerie ou de mailing. Dans ce cas, les formats numériques obtenus sont rarement reconnus de même valeur que les versions papiers, mais seulement produits dans une optique d’archivage.
Dans tous les cas, la dématérialisation réduit les coûts de traitement et d’archivage, mais aussi les délais des transactions, des encaissements, des livraisons, etc. On peut aussi compter sur une réduction significative des erreurs susceptibles de créer des litiges, surtout en matière de digitalisation. Encore faut-il s’assurer de la protection des données numérisées.
Dématérialisation des documents : sécurité de données
Tout le long d’un processus de dématérialisation des documents, il est indispensable pour une entreprise de veiller à la protection des données contenues dans les versions numériques. Cet aspect constitue un des enjeux majeurs dans la transformation digitale des entreprises ou de certaines activités : il est plus difficile de préserver la data face aux prouesses des pirates de données modernes. Sachant que la dématérialisation n’est pas l’apanage de toutes les entreprises, il devient indispensable de confier ce processus à des agences spécialisées.
Confier la digitalisation de son process documentaire ou la numérisation de ses données sensibles à un service externe devient une nécessité. Il s’agit aussi bien de produire des formats compatibles avec l’activité ou les besoins de l’entreprise, que d’en garantir la qualité. Les agences spécialisées en dématérialisation de documents sont également plus à même de procurer des solutions de sécurité des données que ce soit dans le cadre d’un stockage sur le Cloud ou de leur utilisation régulière.
